POLITICA DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL ÎN CADRUL ASOCIAȚIEI FARMACIILOR INDEPENDENTE „ETHICA”

Scris în 04 Iunie 2024.

Asociația Farmaciilor Independente Ethica este înființată în temeiul Ordonanței de Guvern 26/2000, având ca membri societăți comerciale farmaceutice cu proprietari farmaciști

INTRODUCERE
Asociația Farmaciilor Independente „Ethica” este operator de date cu caracter personal. Prin intermediul Politicii de prelucrare a datelor cu caracter personal se dorește informarea membrilor asociației, a partenerilor și colaboratorilor acesteia precum și a terților cu privire la modul în care se prelucrează datele cu caracter personal în cadrul Asociației.
Pe parcursul documentului, Asociația Farmaciilor Independente „Ethica” va fi denumită ca atare sau AFIE sau Asociația.
Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal stabilește condițiile cu caracter general privind prelucrarea datelor, principiile care stau la baza prelucrării acestor date, precum și modul de prelucrare, stocare și transmitere a acestora.
Politica de prelucrare a datelor cu caracter personal poate fi modificată unilateral de către AFIE când acest lucru este impus de modificarea legislației sau a reglementărilor și politicilor interne. Prelucrarea datelor cu caracter personal de către AFIE se face cu aplicarea prevederilor Regulamentului (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a directivei 95/46/CE (regulamentul general privind protecția datelor) precum și ale legislației naționale.
Principiile în materie: al legalității, al echității, al transparenței în prelucrare, al exactității prelucrării, cel privind prelucrarea și stocarea responsabile și principiul limitării prelucrării la date ce sunt conforme cu scopul prelucrării guvernează prezenta Politică de prelucrare a datelor cu caracter personal.

TEMEIUL ȘI SCOPUL PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Asociația Farmaciilor Independente Ethica (AFIE) prelucrează date cu caracter personal fie în temeiul legii, fie al interesului legitim, fie ca și urmare a unor obligații contractuale, în scopul îndeplinirii obligațiilor sale legale sau contractuale și pentru a-și desfășura activitatea.

Activitatea AFIE cuprinde: realizarea unui larg schimb de informații între membrii săi, acțiuni de reprezentare a membrilor săi în privința intereselor profesionale, economice, juridice sau de altă natură în fața pacienților, instituțiilor și autorităților locale, naționale sau internaționale, și a altor persoane fizice și juridice, activitatea financiar-contabilă a asociației, diverse activități de promovare a profesiei de farmacist și a activității farmaciilor comunitare, activități de marketing și promovare a membrilor asociației, a concurenței loiale în domeniu, activități de educare a populației prin intermediul unor reviste, campanii de informare etc., independent sau alături de alți parteneri (instituții publice sau alte persoane juridice) precum și activități de formare profesională continuă a farmaciștilor.

SUBIECȚII PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

În vederea realizării scopurilor enumerate mai sus, Asociația Farmaciilor Independente „Ethica” prelucrează date cu caracter personal de la următoarele categorii de persoane:

Reprezentanți legali ai membrilor asociației;

Personalul de specialitate al societății comerciale farmaceutice membre (în anumite situații);

Farmaciști și asistenți de farmacie participanți la cursurile organizate de asociație;

Voluntari – persoane fizice care participă în calitate de voluntari la diverse activități organizate de către AFIE, fie individual, fie în parteneriat cu alte entități;

Reprezentanți ai diverselor entități partenere – semnatari ai contractelor în care aceste entități sunt parte, dar și alte persoane decât cele care semnează contracte în raport cu AFIE (în anumite situații);

Reprezentanți ai autorităților statului;

Salariați – persoane fizice angajate cu contract de muncă în cadrul asociației, indiferent de funcția deținută și de forma contractului de muncă;

Terți – orice alte persoane fizice, cu excepția celor enumerate anterior, ale căror date sunt prelucrate de către Asociație.

DATE PRELUCRATE

Datele prelucrate pentru fiecare dintre categoriile de persoane, diferă în funcție de scopul pentru care acestea sunt prelucrate și de temeiul prelucrării (legal, contractual sau interes legitim). În situația în care datele prelucrate au ca și temei legislația în vigoare nu este necesar consimțământul subiecților prelucrării. Prelucrarea datelor cu caracter personal în temeiul contractului, necesită consimțământul subiectului prelucrării doar în situația în care acesta nu este semnatarul contractului respectiv și în măsura în care este necesar (de exemplu, nu este necesar dacă subiectul prelucrării a semnat deja un acord de prelucrare cu partenerul contractual al Asociației sau dacă prelucrarea datelor sale este efectuată de către partenerul contractual în temeiul legii iar transmiterea datelor către terți este necesară din același temei).

Datele prelucrate de către Asociația Farmaciilor Independente „Ethica”, în funcție de subiecții prelucrării, sunt următoarele:

Reprezentanți legali ai membrilor asociației

Asociația prelucrează următoarele date cu caracter personal ale reprezentanților societăților comerciale farmaceutice membre:

date prevăzute în cartea de identitate a acestuia,

date privind profesia prevăzute în certificatul de membru al Colegiului Farmaciștilor din România și/sau diploma de absolvire a Facultății (prelucrarea actelor privind profesia se face doar pentru membrii fondatori și fondatori asimilați),

date de contact – telefon, e-mail, precum și

calitatea de asociat/acționar al societății comerciale membre.

Aceste date sunt prelucrate în temeiul legii și al interesului legitim al asociației. În măsura în care vor fi necesare și alte date ale reprezentanților legali ai membrilor, pentru alt temei decât cel legal, datele respective vor fi prelucrate doar în urma obținerii acordului pentru prelucrare a respectivelor date semnat de către reprezentantul legal. Datele menționate anterior sunt confidențiale și nu sunt transmise terților, cu excepția situațiilor în care această transmitere este prevăzută într-un act normativ sau este solicitată în temeiul unui astfel de act normativ de către o autoritate/instituție sau instanță judecătorească.

Personalul de specialitate al societății comerciale farmaceutice membre (în anumite situații);

Farmaciștilor și asistenților medicali de farmacie care își desfășoară activitatea în cadrul societăților comerciale membre, care participă la cursurile de specialitate organizate de către Asociație, li se prelucrează datele cu caracter personal necesare în vederea înscrierii la cursul respectiv (nume, prenume, date de contact – telefon/e-mail) precum și datele necesare în vederea emiterii diplomei de participare. Aceste date sunt prelucrate în temeiul legii și al interesului legitim. Datele menționate anterior sunt confidențiale și nu sunt transmise terților, cu excepția situațiilor în care această transmitere este prevăzută într-un act normativ sau este solicitată în temeiul unui astfel de act normativ de către o autoritate/instituție, de către Colegiul Farmaciștilor din România (în calitate de organizație profesională care acreditează Asociația pentru desfășurarea respectivelor cursuri) sau instanță judecătorească.

Farmaciști și asistenți de farmacie participanți la cursurile organizate de asociație;

Farmaciștilor și asistenților medicali de farmacie ce nu își desfășoară activitatea în cadrul societăților comerciale farmaceutice membre, care participă la cursurile de specialitate organizate de către Asociație, li se prelucrează datele cu caracter personal necesare în vederea înscrierii la cursul respectiv (nume, prenume, date de contact – telefon/e-mail), datele bancare (în măsura în care, pentru participarea la curs, este stabilită plata unei taxe) precum și datele necesare în vederea emiterii diplomei de participare. Aceste date sunt prelucrate în temeiul legii și al interesului legitim. Datele menționate anterior sunt confidențiale și nu sunt transmise terților, cu excepția situațiilor în care această transmitere este prevăzută într-un act normativ sau este solicitată în temeiul unui astfel de act normativ de către o autoritate/instituție, de către Colegiul Farmaciștilor din România (în calitate de organizație profesională care acreditează Asociația pentru desfășurarea respectivelor cursuri) sau instanță judecătorească.

Voluntari – persoane fizice care participă în calitate de voluntari la diverse activități organizate de către AFIE, fie individual, fie în parteneriat cu alte entități;

Voluntarii care participă la manifestări/evenimente/activități în care Asociația are calitatea de parterer/organizator/co-organizator, vor furniza datele cu caracter personal necesare în baza unui acord de prelucrare a datelor cu caracter personal. În mod uzual, Asociația prelucrează pentru această categorie de persoane – nume, prenume, date de contact. Datele menționate mai sus se vor prelucra în baza unui acord de prelucrare distict care va preciza modul de gestionare a acestora.

Datele persoanelor fizice enumerate mai sus sunt cele necesare conform contractelor. Aceste contracte vor avea prevederi distincte și detaliate privind datele prelucrate.

Reprezentanți ai autorităților statului;

Prelucrarea datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice care reprezintă instituțiile statului, se face în temeiul legii sau al interesului legitim al Asociației.

Salariați – persoane fizice angajate cu contract de muncă în cadrul Asociației, indiferent de funcția deținută și de forma contractului de muncă;

Regimul de prelucrare a datelor cu caracter personal al angajaților AFIE respectă legislația în vigoare în domeniul muncii, și este prevăzut în cadrul procedurii interne privind prelucrarea datelor cu caracter personal precum și a altor documente interne.

Terți – orice alte persoane fizice, cu excepția celor enumerate anterior, ale căror date sunt prelucrate de către Asociație.

Prelucrarea datelor cu caracter personal ale altor persoane fizice decât cele enumerate anterior, se face în funcție de temeiul acestei prelucrări: în interesul legii sau în inters legitim. În fiecare caz distinct, funcție de temeiul prelucrării, se va solicita (dacă este necesar) semnarea unui acord de prelucrare a datelor cu caracter personal ce va cuprinde și datele prelucrate.

PĂSTRAREA ȘI TRANSMITEREA DATELOR

Indiferent de subiecții prelucrării și de datele prelucrate, Asociația va păstra confidențialitatea prelucrării şi a rezultatelor obţinute pe baza prelucrării Datelor cu Caracter Personal, cu excepţia situațiilor în care legea prevede expres obligația de transmitere de date cu caracter personal către autoritățile publice sau instanțele judecătorești. Accesul la datele cu caracter personal care fac obiectul prelucrării va fi permis doar angajaților responsabili.

În situația unei încălcări a Securităţii Datelor cu Caracter Personal, Asociația Farmaciilor Independente „Ethica” va notifica toate părțile interesate, inclusiv subiectul prelucrării, despre acest lucru, fără întârziere, cel târziu în 24 (douăzeci şi patru) de ore de la luarea la cunoștință a încălcării respective și va elabora rapoartele privind încălcarea Securităţii Datelor cu Caracter Personal către Autoritatea de Supraveghere.

Termenele de păstrare a datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal prelucrate în temeiul legii se păstrează în intervalul legal necesar.

Datele cu caracter personal prelucrate în temeiul unui contract se vor păstra conform procedurii de arhivare și distrugere a documentelor din cadrul Asociației. La încetarea valabilității contractului, va înceta prelucrarea datelor cu caracter personal, acestea fiind distruse în maximum 30 de zile, cu excepția celor care sunt stocate ca urmare a unei obligații legale pe o perioadă mai îndelungată de timp și atunci când exercitarea unor drepturi în instanță și/sau în fața unor autorități ale statului necesită utilizarea documentelor respective. În acest caz, Asociația va fi ținută în continuare de sarcina respectării obligației de confidențialitate.

Datele cu caracter personal prelucrate pentru interesul legitim al AFIE, vor fi păstrate conform procedurii de arhivare și distrugere a documentelor.

Datele cu caracter personal prelucrate în baza unui acord de prelucrare a datelor se păstrează pe perioada menționată în respectivul acord.

Transmiterea datelor cu caracter personal către terți

Categorii de recipienți ai datelor cu caracter personal

În conformitate cu legislația în vigoare, datele cu caracter personal sunt transmise următoarelor categorii de recipienți:

Furnizorilor de servicii IT – hosting, software.

Autorităților statului, instanțelor de judecată – în măsura în care aceste date sunt solicitate și există temei pentru această solicitare, în limitele legii

Altor instituții – de ex. bănci, furnizori de servicii de transport, cazare etc. – atunci când transmiterea respectivelor date este necesară pentru ducerea la îndeplinire a unei obligații legale și/sau contractuale

Partenerilor contractuali – în măsura în care astfel de date sunt necesare, și cu respectarea legislației în vigoare

Altor persoane fizice și juridice, în măsura în care acest lucru este necesar conform legislației în vigoare.

DREPTURI CU PRIVIRE LA DATELE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE

În conformitate cu legislația în vigoare, subiecții prelucrării de date cu caracter personal au următoarele drepturi:

Să își retragă consimțământul în orice moment de la acordarea acestuia, fără a afecta prelucrarea efectuată anterior retragii acestuia;
Să solicite informații privind datele sale cu caracter prelucrate de către Asociație – ce date sunt prelucrate, în ce mod, pentru cât timp sunt stocate aceste date, modul și locul în care datele sunt stocate, cui – și dacă – sunt transmise aceste date, dacă există dreptul de rectificare, dreptul de a depune o sesizare, sursa datelor prelucrate despre subiect care nu provine de la acesta, dacă există prelucrări automatizate de date. (dreptul de acces)
Să solicite rectificarea datelor cu caracter personal incorecte sau care nu țin cont de scopul prelucrării (dreptul la rectificare)
Să solicite ștergerea datelor cu caracter personal în anumite situații (de ex. atunci când prelucrarea lor nu mai este necesară pentru scopul declarat al prelucrării), în situația retragerii consimțământului sau atunci când prelucrarea excedează limitele legii, precum și atunci când acestea sunt solicitate în scopuri de marketing. Acest drept poate fi limitat atunci când prelucrarea se face în temeiul legii, al libertății de exprimare și informare precum și pentru motive ce țin de interesul public. (dreptul de a fi uitat).
Să solicite restricționarea prelucrării atunci când dorește limitarea datelor prelucrate, în situația în care apreciază că datele prelucrate nu sunt conforme cu scopul prelucrării sau este necesară limitarea acestora (dreptul de restricționare a prelucrării)
Să se opună prelucrării datelor sale, în anumite situații de prelucrare. În acest caz, Asociația nu mai prelucrează datele cu caracter personal, cu excepţia cazului în care demonstrează că are motive legitime şi imperioase care justifică prelucrarea şi care prevalează asupra intereselor, drepturilor şi libertăţilor persoanei vizate sau că scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă.

Asociația nu prelucrează date în baza unor decizii de prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri. Dacă o atare situație ar interveni în modul de prelucrare a datelor, subiectul prelucrării va fi informat distinct.

Orice clarificări, sesizări sau situații privind prelucrarea datelor cu caracter personal, se pot adresa responsabilului cu protecția datelor cu caracter personal, Mihaela Pop, pe adresa de e-mail Această adresă de email este protejată contra spambots. Trebuie să activați JavaScript pentru a o vedea..

Vizualizări: 2624